Google es sin duda más que un buscador, es una herramienta que nos ayuda a encontrar temas, pero también es nuestro aliado en el trabajo, hoy hablaremos de WorksPace.
Google lo define como: “Una solución innovadora y flexible que permite que las personas y las organizaciones alcancen más objetivos”.
Pero, esto ¿Cómo nos ayuda en nuestra productividad? ¿Qué es? ¿En qué se diferencia de G Suite? Porque, claro, debemos tener en cuenta de WorksPace de Google es la evolución de las herramientas de G Suite.
¿Por qué usar WorksPace?
Esta herramienta se creó en la nube para impulsar la creación flexible, en tiempo real y en cualquier lugar y en colaboración equitativa de un equipo. Por lo que proporciona seguridad en las reuniones, -además de ser sin contacto- para crear experiencias inmersivas e inclusivas para todos.
Todo es parte de la misión de Google Workspace de permitir una experiencia de trabajo híbrida que mejore la colaboración, fortalezca la conexión humana y aumente el bienestar de las personas, donde sea que estén y sin importar cómo trabajen.
Características de WorksPace de Google
(Aplicaciones incluidas en todas las versiones):
Gmail
Es el correo electrónico que todos conocemos pero en una versión más avanzada y profesional, correo corporativo o correo empresarial; pero…¿qué lo hace tan especial? Tener un correo personalizado como tunombre@tuempresa.com genera mayor credibilidad y confianza, es seguro, sin anuncios y con múltiples funciones en una misma pestaña; sí, ¡así como lo leíste! porque desde una sola pestaña de tu navegador puedes realizar llamadas de voz o videollamadas, chatear de manera individual o en salas para grupos, manejar proyectos asignando tareas, responsables, fechas de entregas y hasta archivos compartidos, ahorrar tiempo de digitación gracias a las sugerencias inteligentes de gramática, respuestas rápidas y alertas extras, liberarte del spam sin preocuparte por el phishing, maliciosos ataques y más…
Calendario
Las agendas antiguas, los calendarios físicos de escritorio y los calendarios de billetera ya no son utilizados debido a la agilidad, movilidad, rapidez y practicidad de calendarios en línea como Google Calendar; diseñado para trabajar en equipo, con una programación inteligente de eventos, reuniones y más.
Meet
Las maneras de comunicarnos con nuestro equipo de trabajo, personas de otras áreas de la empresa, clientes o proveedores han cambiado. No sólo debido a la pandemia que hemos enfrentado en el mundo todo el 2020 sino también por la oportunidad de ahorrar tiempo, optimizar recursos y agilizar reuniones que anteriormente sólo se podían llevar a cabo presencialmente. Meet es la herramienta que hoy las empresas utilizan para evitar el contacto físico, mitigar el riesgo de contagio y adicional ganar los beneficios que te mencionamos anteriormente sin necesidad de descargar ningún software, desplazamientos innecesarios y sin perder tiempo.
Drive
Google Drive, una plataforma de colaboración en la que puedes guardar y compartir archivos rápidamente, organizados por carpetas con restricciones de acceso o edición y de una manera sencilla desde cualquier lugar y cualquier dispositivo, este es una gran herramienta de WorksPace de Google
Documentos
Abrir, crear y editar documentos incluso de Word. En Documentos de Google permiten colaborar con tu equipo en tiempo real.Chat
La comunicación es uno de los elementos fundamentales en las empresas, lograrla de manera fluida, rápida, fácil, segura y en tiempo real con otras personas o con equipos en salas es posible gracias a esta aplicación de mensajería instantánea que permite además enviar y recibir adjuntos, comunicación con emojis, compartir archivos de Google Drive y hasta añadir videollamadas.
Hojas de cálculo
Hojas de Cálculo de Google permiten también al igual que los Documentos colaborar con tu equipo en tiempo real, controlando las versiones sin necesidad de almacenar múltiples archivos y con la tranquilidad de guardar automáticamente
Formularios
Esta herramienta hace parte de los recursos en las organizaciones ya que es utilizada para realizar encuestas, evaluaciones y contar con la solución ideal para recolectar información, la cual se organiza automáticamente gracias a la manera de entregar respuestas en hojas de cálculo, ver gráficos inmediatamente basados en respuestas y realizar seguimiento o control según la necesidad que tengas.
Presentaciones
Ya sea para los directivos de la organización, clientes, proveedores, empleados o cualquier persona interesada en conocer una información, las presentaciones siempre serán un recurso en el cual puedes organizarla de manera atractiva y destacada en línea sólo o con tu equipo, contando con gran variedad de temas disponibles, fuentes, posibilidades de insertar videos, fotos, vínculos y más.
Sites
Crear sitios de manera sencilla y optimizada para todos los dispositivos no era posible hace un tiempo atrás, pero ahora con Sites de Google con tan solo arrastrar y soltar puedes crear, editar y/o publicar un sitio para tu evento, proyecto o área de empresa sin tener conocimientos avanzados en diseño o programación. Además, de enlazar documentos, centralizar información y permitir accesos limitados según las necesidades de tu empresa.
Consola de administración
La administración de la infraestructura TI para los usuarios anteriormente era muy tediosa, ahora es simple y posible desde cualquier lugar con seguridad, disponibilidad y facilidad, ya sea desde un dispositivo móvil o de escritorio. Tareas como agregar o retirar usuarios, restablecer contraseñas, administrar dispositivos, parametrizar funciones de seguridad y crear restricciones para proteger la información de la empresa, todo eso desde una misma consola de WorksPace de Google.
Keep
Con Keep puedes seguir escribiendo datos relevantes que requieres tener con fácil acceso, sin riesgo de pérdida, agregar tareas, recordatorios y mucho más de manera organizada y sin esfuerzo con la posibilidad de compartir notas con personas de tu equipo además de tener sincronización en todos tus dispositivos.
Currents
Cada empresa tiene una cultura particular que la identifica, pero todas tienen en común la necesidad de compartir ideas, organizar debates con propósito, compartir contenido con todos sus miembros y comentar las publicaciones de otras personas de la organización para recopilar opiniones. Todo eso es posible en Currents, como una «red social» interna de tipo corporativo donde todos los colaboradores o empleados tienen la posibilidad de mantenerse al día y actualizados juntos en una misma página.
Aplicaciones incluidas en versiones intermedias y/o superiores:
Apps Script
Existe la posibilidad de compilar soluciones adicionales personalizadas según las necesidades de tu empresa, con poco nivel de codificación requerido para agilizar y facilitar la automatización y otros requerimientos que potencian la productividad de manera sencilla con lenguajes populares web que permiten aprovechar todo lo que Google tiene para ofrecer.
Cloud Search
La búsqueda inteligente que cualquier usuario de tu empresa siempre ha soñado, para encontrar la información necesaria en el momento preciso sin importar si se trata de Gmail, Presentaciones, Calendario, Documentos, Google Drive, Hojas de Cálculo, etc. ya que está perfectamente integrada con Google Workspace sin dejar atrás los niveles de privacidad y seguridad que requiere tu empresa en las diferentes áreas que manejan información sensible o información de conocimiento general.
AppSheet
Con AppSheet es posible acceder y recopilar datos fácilmente de diferentes fuentes, automatizar los procesos o flujos de trabajo, aprovechando el aprendizaje automático y sus modelos predictivos sin tener una experiencia avanzada previa.
Vault
¿Conoces casos de pérdida de información valiosa? Vault, crea una super bóveda de para hacer seguimiento, retener y detectar datos electrónicamente protegiéndolos a nivel de la empresa en general o por unidades/áreas específicas y evitando la pérdida por circunstancias como rotación de personal además de contar con funciones de auditoría con sólidos registros de actividad, etc.
